בליל ז' בחשוון, במוצאי שבת, התחילו בבתי הכנסת בארץ לומר בערבית "ותן טל ומטר לברכה". לפי השולחן ערוך, אורח חיים קיז, א, שואלים גשמים בארץ ישראל מליל ז' במרחשוון ועד מנחת ערב פסח. מי שעומד ליד הבימה בשבועות האלה יודע שהתאריך הזה מסמן משהו נוסף על הנוסח: הציבור הגדול של תשרי התפזר, הסוכות מאחורינו, הפסח רחוק, והחודש שנקרא "מר חשוון" נפתח בלי אף חג. נשארו הקבועים. הגבאי הוא זה שיודע בדיוק כמה הם.
הנוסח עצמו נקבע במשנה בתענית (תענית א, ג), שם רבן גמליאל אומר לשאול בשבעה בחשוון, חמישה עשר יום אחרי החג, כדי שאחרון העולים לרגל יגיע לנהר פרת. בגמרא (תענית י ע"א) נפסק שהלכה כמותו. כלומר, שואלים גשם רק אחרי שהאחרון שבהם הגיע הביתה. יש בזה משהו מוכר לכל מי שסוגר את בית הכנסת אחרון: קודם דואגים שכולם יגיעו בשלום, ורק אחר כך מבקשים את הגשם.
יש כאן הבדל שכדאי להכיר יפה. "משיב הרוח ומוריד הגשם" מזכירים מאז שמיני עצרת, וזו הזכרה בלבד, שבחו של הקדוש ברוך הוא. "ותן טל ומטר" הוא שאלה, בקשה בפועל, ולכן יש לה מועד משלה. בשבועות הראשונים הלשון עוד לא רגילה, והחזן, וגם המתפלל, נסחפים בקלות לנוסח של הקיץ. פניני הלכה מביא שמי שמסופק אם אמר את הנוסח החדש בתוך שלושים יום מההחלפה, מן הסתם שטעה, ואחרי שלושים יום, כשהלשון כבר התרגלה, מן הסתם אמר כראוי. העצה שמובאת שם היא לחזור על הנוסח החדש תשעים פעם, כדי שיהיה שגור בלשון. מה עושה מי שטעה בפועל היא שאלה לרב ולא לגבאי. תפקיד הגבאי הוא לדעת למי להפנות.
מה שכן בתחום הגבאי הוא לעמוד ליד החזן לפני התפילה ולהזכיר לו, בשקט ובלי להביך, באיזה נוסח עוברים. גבאי שמכיר את החזנים שלו יודע מי צריך תזכורת כזו ומי לא. אפשר גם להניח פתק קטן על הבימה, "ותן טל ומטר", ולהסיר אותו אחרי שלושים יום, כשהלשון כבר רגילה.
בבתי כנסת אשכנזיים חשוון הוא גם החודש של בה"ב, שני, חמישי ושני. השולחן ערוך (אורח חיים תצב, א) מביא שיש נוהגים להתענות כך אחרי הפסח ואחרי הסוכות, והרמ"א מוסיף שבאשכנז ובצרפת נהגו להתענות בהם ולערוך את הימים כתענית ציבור, עם קריאת "ויחל". המנהג משתנה מקהילה לקהילה, ולכן אין תאריך אחד לכולם, וכל גבאי יודע אילו ימים נוהגים אצלו. מה שנוגע ישירות לגבאי כתוב במשנה ברורה (תצב, ס"ק ג): בשבת הראשונה אחרי ראש חודש מברכים בבית הכנסת "מי שברך" למי שמתענה בבה"ב. כדאי לדעת מראש מי הקבועים שצמים ולהעמיד לכך מישהו, כדי שהברכה לא תיפול בין הכיסאות.
ביום חמישי, י"א בחשוון, מציינים לפי המסורת את יום פטירתה של רחל אמנו. מקור התאריך הוא רבנו בחיי (שמות א, ו), שכותב שבנימין נולד בי"א במרחשוון, ורחל, כפי שמספרת התורה, מתה בלידתו ונקברה "בדרך אפרתה" (בראשית לה, יט). רש"י (בראשית מח, ז) מסביר שיעקב קבר אותה שם על פי הדיבור, כדי שתהיה לעזרה לבניה כשיעברו בדרך הגלות, והוא מסמיך לכך את דברי ירמיהו (ירמיהו לא, יד): "קול ברמה נשמע, נהי בכי תמרורים, רחל מבכה על בניה". אם יש בבית הכנסת מי שרוצה לומר תהילים ביום הזה או להזכיר אותו, זו החלטה של הרב והקהילה, והגבאי רק מסדר את המקום.
ועכשיו לעבודה עצמה. מניין בימי חול לא נופל ביום אחד, הוא נשחק. מישהו נוסע לשבוע, מישהו חולה, מישהו התחיל משמרת אחרת, ולא תמיד יודעים על כך לפני שמגיעים לבית הכנסת ורואים שחסרים שניים. החודש שאין בו חג הוא הזמן להכניס סדר שיחזיק גם בחורף, כשהבקרים חשוכים יותר ונוח פחות לקום. כדאי להתחיל השבוע, לפני שהעניין נעשה דחוף.
הצעד הראשון הוא מחברת פשוטה שמונחת ליד העמוד. כל קבוע שיודע שלא יגיע בימים הקרובים רושם שם את התאריך, ומי שיכול להחליף אותו חותם לידו. אין בזה הלכה ואין בזה תקציב. בימי חול יש גם עניין של מי פותח את הבניין ומי מדליק את האורות, ואם המחברת כוללת גם את זה, הקבוע שנעדר לא משאיר אחריו חור כפול: לא רק חסר אחד למניין, אלא גם אין מי שיפתח. הצעד השני הוא טלפון קצר בערב שלפני למי שנרשם כמחליף ולקבועים שנסעו וחזרו. "נתראה מחר בבוקר?" אומרים בחצי דקה, ובדרך כלל זה מספיק. הצעד השלישי הוא להגיד תודה למי שבא באופן קבוע, בפה מלא, ובפומבי אם הוא מרשה. והצעד הרביעי הוא בחורי בר המצווה: כשמשפחה סוגרת איתך תאריך, אפשר לבקש מהבחור להתחייב למניין חול אחד בשבוע.
מחברת, טלפון, תודה ובקשה, וזה כל הציוד. בשבוע שבו אתה מניח את המחברת ליד העמוד, כתוב בעמוד הראשון את הימים שנוהגים אצלכם בבה"ב ואת י"א בחשוון, ותן לקבועים לראות שהחודש הזה, שאין בו חג, מתוכנן.